标书制作流程

结合自己有限的经验,对如何编写投标文件做一个个人总结,实际应用中还需根据实际情况灵活变通。现以一个环卫保洁的服务项目为例,编写投标文件的关键步骤如下:

一、熟读招标文件

1、一般来说招标文件分为以下六部分:

第一部分   投标邀请函;

第二部分   投标资料表;

第三部分   投标人须知;

第四部分   用户需求书;

第五部分   合同文本;

第六部分   投标文件格式。

每部分都有重要信息,现详细说明各部分重要信息。

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2、《第一部分   投标邀请函》:这部分明确了采购项目名称、采购项目编号、采购人名称、采购内容、项目投资资金、开标时间、开标地点这几个信息,编制文件时需要填空,不能出错。

最重要的是“投标人的资格要求”,如下图。这部分一定要仔细提供资料,任何一项不满足都将导致投标无效。

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3、《第二部分   投标资料表》:注意投标保证金的缴纳要求,金额、形式、账户与备注信息。

4、《第三部分   投标人须知》:主要了解投标文件编制要求与评标标准。明确投标文件是否分册编写,评分标准的设置。一般分为商务评分与技术评分。评分标准一般涉及财务状况、证书、企业业绩、服务方案、资源配置计划等。

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5、《第四部分   用户需求书》:一般分为商务要求与技术要求。“商务要求”一般涉及项目服务期限,服务地点,付款方式等。“技术要求”一般需要采购服务的内容与标准。在编制标书时,这两部分必须一一响应,就像回答问题一样,以一问一答的形式呈现出来。


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6、《第五部分   合同文本》:中标后要签订的合同范本。

7、《第六部分   投标文件格式》:投标文件编制主干部分。这部分就像是填空题,我们只需要按照要求逐一填写即可,注意不要有任何遗漏的地方。后边详细阐述。


二、列好资料清单,准备资料

1、通读招标文件后,列好资料清单,准备所需资料,其中“资格资料”必须齐全,其他资料根据实际情况准备。如下图:

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2、资格资料:在《第一部分     投标邀请函》中投标人的资格要求:营业执照、行业资质、质检报告、资信证明、税务证明、审计报告、财务报表等等,以及需要公安局、检察院、银行等开具的证明,一一列举出来。准备资料要仔细,不能出错不能遗漏。提供不全或不符合要求会导致投标无效。


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3、评分资料:在《第三部分     投标人须知》中评表附件:财务资料、资质证书、荣誉证书、相关业绩、人员证书等等,注意是否要求提供原件备查。提供不全或不符合要求不影响评分,不会导致投标无效。

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4、项目需求资料:在《第四部分    用户需求书》一般也有需要提供的资料,如下图。

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5、投标格式要求资料:《投标文件格式》里一般也有提供的资料,比如本项目中“项目小组人员名单”里需要提供人员社保凭证如下图。

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三、列大纲格式

1、根据《第六部分       投标文件格式》里的大纲要求编写。然后根据“投标人资格条件”、“评分标准”、“项目需求”丰富大纲格式,如下图。

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2、将《第一部分    投标邀请函》中“投标人的资格要求”按顺序逐条编入对应格式,如本项目《关于资格的声明函》里面都是与“投标人的资格要求”对应的声明,这样就可以将资格证明资料放在《关于资格的声明函》后边,如图所示:

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5、将《第三部分    投标人须知》中“评分标准”项目编入对应格式,标题内容尽量一致。

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6、将《第四部分    用户需求书》中需要提供的证明材料编入对应位置。

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四、标书编制

1、首先我们对文档的封面、目录、页眉页脚、页码、字体、行间距等格式做一个合理样式设置。即使招标文件没有要求格式我们也要考虑到。排版标准、字体统一、有目录、有页码、逻辑顺畅的标书能提高印象分。一般正文使用宋体小四号字,首行缩进2字符,行间距1.5倍,段前段后为0,标题四号以上字体,居中。这样提前做好样式,方便标书制作过程中的排版布局,起到事半功倍的效果。

2、提前明确采购项目名称、采购项目编号、采购人名称、采购内容、开标时间、开标地点、投标人名称、投标人地址这几个信息,在编制标书的时候,经常要填空,填写这些基本资料时要逐字逐句不要遗漏任何信息,要仔细填写,遗漏或填错有无效投标的风险。

3、填写投标人基本信息时,先查询“国家企业信用信息系统”,直接复制里面所需信息,这要确保信息的正确性。

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4、招标文件中所有商务要求与技术要求必须一一响应,就是问什么回答什么,一般在商务偏离表与技术偏离表中作答。尽量不要存在负偏离项,如有负偏离,注意响应条款负偏离是否导致投标无效。注意偏离表中要求填写“O”,“√”,“无偏离”还是“无”,等。注意★条款的负偏离将导致投标无效,▲条款负偏离将导致严重扣分。

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5、编制服务方案时,主要根据项目需求编制相应方案,比如招标人要求了服务内容有“牛皮癣”清理,服务方案中就必须包含这项服务,不可遗漏。注意逻辑流畅。让评标人看完以后,能达到“采购这家服务,技术优先,服务满意”的信息。

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6、投标文件中“项目需求”的所有要求(如左图所示),投标人都要一一响应,编入服务方案内。就像回答问题一样,用回答问题的话语逐一作答(如右图所示)。

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7、如果“评分标准”中的业绩是按合同金额或者服务面积评定的,那么我们需要在提供资料中将合同金额与服务面积用特殊记号标记出来,方便评委查看。

8、如果还想放一些自己想展示的内容,比如:企业管理制度、荣誉证书、审计报告、财务报表等,能提高公司分量的资料,文件格式有没有合适的位置的,可以放在“投标人认为需要提供的其他资料”里,或者在“商务技术文件”里最后新加一个这样的大纲。

9、填写报价时需要注意:

1.大小写正确一致;

2.交货期、质量标准、质保期通篇一致;

3.注意下浮率10%与折扣率90%的填写区别;

4.注意填写金额单位是元还是万元;

5.开标一览表价格与分项报价表汇总金额要一致。

10、其他注意事项:

1.法定代表人或被授权人(签字或盖章),如果是或,那谁都可以。如果是和,那两个一起。有时候得抠字眼。当然,有时候是签章,那就是签名和盖章。有时一个名称招标文件上不统一,比如:被授权人=全权代表=投标代理人

2.投标人名称:不要写你单位去投标的人名字。投标人=供货商=公司名称,有些名称,很容易混淆。比如:法人代表、法定代表人、法人,授权人、被授权人、授权代表,法人章、法定代表人章等,在招标文件中遇到的词语,一定要好好查查百度,避免出错。

11、标书编写完成后,要整体浏览排版、字体、字号、注意错别字等,调整文件提高美观性。

五、标书装订密封

1、标书做好后,需要转换成PDF版本文件,避免打印时出现格式错位,用优盘拷贝,去图文快印店装订,用波纹纸封面胶装。

2、按照密封要求进行密封包装:

1.明确投标文件份数:正本份数,副本份数,电子版U盘或光盘份数等。

2.封装密封方式,明确哪种文件密封在一起。

3.签字盖章要求:一般逐页签字盖章,加盖骑缝章。

4.明确开标时携带原件资料。

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注意事项

1、多次阅读招标文件,一定要充分理解项目需求与资格要求。

2、制作过程中注意备份。

3、保证资料的合格与准确性

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