案例分享丨投标文件密封要求怎样设置才合理?

走过了招标、投标程序之后,就到了开标、评标环节了。在开标现场,最容易出现争议的事项是什么?政府采购代理机构的工作人员一定会告诉你,是投标文件的密封检查。为什么这么说呢?


案例回放

  一个项目开标,投标人推选的代表检查所有投标文件的密封情况,一公司的投标人代表提出,投标人A的投标文件没有按招标文件的要求密封,不应接收,也不能拆封。事实上呢,采购代理机构已经确认A公司的投标文件符合招标文件的密封要求。遇到这种情况,代理机构左右为难。拆封吧,投标人不会确认A公司投标文件的密封情况合格;不拆封吧,A公司的投标文件已经接收,并向A公司出具了签收回执。接下来,拆封A公司的投标文件或者不拆封,采购代理机构都将面临投标人的质疑,而且谁都有可能提出质疑。


引出问题

  这类尴尬的事情在开标现场经常发生。那么,问题来了:投标文件为什么要密封送达?招标文件对投标文件的密封应该提些什么要求才是合理的呢?


专家分析

  我们知道,87号令《政府采购货物和服务招标投标管理办法》对投标文件的密封提出了明确的要求。第三十三条规定,投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件密封送达投标地点。采购人或者采购代理机构收到投标文件后,应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况,签收保存,并向投标人出具签收回执。任何单位和个人不得在开标前开启投标文件。逾期送达或者未按照招标文件要求密封的投标文件,采购人、采购代理机构应当拒收。法律规定密封送达投标文件旨在保护政府采购当事人的合法权益,防止泄露投标人的商业秘密。招标文件对投标文件密封的要求属于约定实质性条款,但投标文件应当按招标文件要求密封却是法律法规的强制性规定。

  由于对投标文件密封要求属于招标文件的约定内容,因为招标习惯或规定不同,也因为采购代理机构规范管理的要求不同,还因为业务经办人经验与水平的差异,招标文件对投标文件的密封要求在宽与严、简与繁之间差异较大。例如,招标文件有的要求“正本”、“副本”分开且单独密封;有的要求“正本”、“副本”分开密封;有的要求“正本”、“副本”单独密封,再用大信封密封;有的要求“开标一览表”用小信封密封,再装入“正本”大信封中密封;有的要求密封袋外包装要有标识;有的要求投标文件密封袋外包装贴密封条,封条签字盖章,甚至对签字盖章的位置还有具体要求。各种看似简单的要求,实际上耗费了投标人的宝贵精力。一不小心,不是被拒收就是被判无效投标。

  从多年的招标投标实践来看,因为投标文件密封出问题而被拒收或被认定为无效投标,基本上是不符合招标文件对投标文件密封的形式要求。例如,小信封密封后没有装入大信封,“正本”、“副本”没有单独密封,封条盖章没签字。这些形式上的不合规,既不会导致投标文件的商业秘密被泄露,也不是因为采购人或者采购代理机构对投标文件保管不善所导致。由此而拒收投标文件或做无效投标处理,实在是牺牲了实质性的竞争走到了追逐形式上的合规。

  我们有必要反思一下,对投标文件的密封提出这么繁琐、刻板的要求,真的有必要吗?

  招标文件对投标文件密封的要求如此严厉,而采购人或者采购代理机构工作人员不重视、不负责,在接收投标文件时不履行密封检查的义务。如此一来,原本为保护采购人采购代理机构利益、降低开标风险、避免不必要争议的 “拒绝接收”的要求就流于形式、形同虚设了。等到开标时,由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,本意是为了防范采购人或者采购代理机构提前拆封投标文件,导致投标文件内容泄密,保护投标人的权益。但由于投标人之间竞争的需要,使得投标人检查投标文件的密封情况格外认真、仔细。发挥到极致时,把密封投标防范泄密的本意扔到了一边,变成了追求纯粹形式上的合规。

  由此我认为,招标文件对投标文件密封过于繁琐、刻板,追求形式要求,正是密封检查产生争议的根本原因,是没有实际意义的。因此,在编制招标文件时,应当以防止投标文件内容泄密为目的来设置密封要求,切勿设置过多、甚至不合理的密封要求,简化不必要的形式要求,比如上述封条上签字位置等要求。当然,采购人或者采购代理机构在接收投标文件时,也应当增强法律意识和风险意识,提高责任心,按招标文件的规定做好密封检查及签收,减少不必要的争议。